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40代のセミリタイア生活

ビジネスの現場でメモが追い付かない人はマークを使うなどメモの取り方を工夫してみよう

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ビジネスの打ち合わせに手帳やノートを持参せずに参加するのは危険です。必ずメモ出来るように手帳やノートを持参してください。

「全部覚えていられるので、メモなんて必要ない」と言っている人ほど、自分勝手に内容を変化させて記憶していたり、重要な部分を忘れてしまっているものです。

どうせ会話のスピードに追い付けないから、メモできないとあきらめてしまっている人もいますよね。

会話のスピードが速すぎてメモを取れないという場合は、メモの取り方工夫するだけで、かなり正確なメモを取る事が出来るようになりますから頑張ってみてください。

メモする姿勢すら見せない人には説明したくない

打ち合わせの席でメモする姿勢を見せない人がいますが、簡単な事でもしっかり覚えていられるのか心配になりますので、そんな人に技術的な要件を話したり説明したりするのは馬鹿馬鹿しいと感じる事があります。

他人が資料を用意してくれるだろうから、そこにチャチャっと書き込もうという魂胆なのでしょうが、このような他力本願な姿勢こそが危険なのです。

準備不足で何もかもが後手に回る人と、しっかりと準備して先手を打てる人では結果も大きく変わってきますから、メモひとつとっても準備する姿勢を持ちましょう。

メモの取り方を工夫すると楽にメモれる

会話の内容をメモする場合など、メモの取り方を工夫しないと書き取れない事もありますが、工夫すれば意外と大丈夫なので自分なりの方法を確立してみてください。

例えば人名は頭文字をマルで囲むとか、あとで対応しないといけない事には星印を付けて、さらに期日を書くなどルールを決めてください。

何をメモしておくべきか?

ビジネスの現場でメモを取ると言っても何をメモすればいいのか分からないという人もおられます。

私が考える最低限度のメモは下記のような内容です。

私のルールで書いてみると素早く書けるかもしれませんので参考までに私がメモするときのルールも書いてみます。このように自分なりの工夫をしてみてください。

・誰の発言か(人名の頭文字をマルで囲む)
・何が問題か(!マークを付ける)
・調査しないといけない事(?マークを付ける)
・今後何をいつまでにすべきか(星印と日付を書く)
・誰が担当なのか(矢印と人名の頭文字をマルで囲む)
などをメモするようにしてみてください。

例えばこんな感じです。カッコの表記はマルで囲んでいると思ってください。

(や)(!)納期(?)スケジュール→(私)☆報告2/3
(さ)→(や)☆イベ出席+スピーチ

上記の内容は、
「山田さんが納期に関して問題視しており、スケジュール状況を私に確認するように指示した。報告は2/3までに上げる事。」
「佐藤さんが山田さんにイベントに出席してスピーチするように依頼した」
という内容をメモした場合の私なりのメモ内容です。

こうすることで素早くメモれますし、打ち合わせの最後に星印を見渡して期日の記載がないものを確認したりできますから、目立つマークの活用はオススメです。

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後で議事録を書くとさらに良い

どうですか?これと同じメモをとる必要はありませんが、しっかりと思い出せる範囲で簡略化したメモが取れるようになると、書く内容量を減らせますし、打ち合わせ内容を明確化できますのでお試しください。

それとメモは出来るだけ早く議事録へと清書する方が後々助かりますので、時間があるときに議事録も書いてくださいね。


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